Como as clínicas e consultórios devem fazer o e-mail marketing?

A saúde 4.0 chegou às clínicas e consultórios para melhorar a gestão desses espaços, bem como para otimizar diagnósticos, tratamentos, medidas preventivas e o atendimento de forma geral.

Outro ponto positivo das inovações digitais no ambiente odontológico é a melhoria do relacionamento com os pacientes por meio de ferramentas como o e-mail marketing.

Quer saber um pouco mais sobre a importância dessa estratégia e descobrir como adotá-la em suas ações de marketing odontológico? Continue a leitura!

Por que o e-mail marketing é importante?

Durante muitos anos, os dentistas dependiam apenas da boa reputação para conquistar clientes. Além da alta competitividade, esses profissionais têm hoje a necessidade de construir estratégias de relacionamento com o paciente para além da experiência na clínica ou consultório.

Por isso, a escolha da ação certa é essencial para conseguir expandir o sucesso de uma prática odontológica. Entre as ferramentas de marketing disponíveis, o e-mail se destaca pelos motivos que detalhamos a seguir.

Tem um ótimo custo-benefício

O e-mail é a medida mais fácil, barata e eficaz quando comparada a outras ações de marketing. Tudo de que você precisa é de um endereço de e-mail em um site próprio para enviar mensagens personalizadas de uma única vez para sua rede de contatos.

Melhora o relacionamento com os pacientes

É comum que os dentistas se concentrem em conquistar novos atendimentos, mas a fidelização também é importante. O e-mail possibilita a comunicação com os pacientes de maneira mais próxima e amigável, aumentando a satisfação do público atendido.

Mantém pacientes e ex-pacientes atualizados

As mensagens podem ajudar a informar seus pacientes sobre novos procedimentos realizados na sua clínica, por exemplo. Essas mensagens também podem ser uma oportunidade para pedir a indicação dos amigos e familiares deles.

Posiciona você como um especialista

O e-mail marketing pode ajudar a construir a reputação de sua clínica ou consultório no mercado. Ao compartilhar conteúdos informativos e educativos sobre os cuidados com a saúde oral, você mostra seu conhecimento e experiência na área e reforça sua autoridade no assunto.

Quais são os tipos de mensagem enviadas?

O uso das mensagens de e-mail para consultórios pode assumir diferentes caminhos e variam de acordo com a estratégia de marketing adotada. Confira alguns exemplos:

• Boas-vindas: mensagem enviada a todo novo paciente com um texto amigável e informações de contato da clínica ou consultório;
• Newsletter: é um boletim informativo e pode conter material original ou links para as postagens de um blog, por exemplo. Nos serviços odontológicos, esse tipo de mensagem costuma ser enviado mensalmente;
• Lembrete de consulta: esse é um dos usos mais comuns de e-mail pelos dentistas, já que ele ajuda a reduzir cancelamentos e faltas. Uma prática comum é enviar dois lembretes: o primeiro uma semana antes da data agendada e outra mensagem 24 horas antes da consulta;
• E-mail dedicado: esse tipo de mensagem serve para destacar uma oferta ou promoção. Ele costuma ser usado no contato com pacientes que já terminaram os tratamentos;
• Pesquisa de satisfação: o e-mail pode ser utilizado para identificar as sugestões que podem melhorar o atendimento da sua clínica.

Como o e-mail marketing deve ser feito?

Como em qualquer ação de marketing, é preciso tomar alguns cuidados antes de investir nessa estratégia. A seguir, confira alguns pontos a serem considerados durante o seu planejamento.

Defina os objetivos e identifique o público-alvo

O que você espera com o marketing via e-mail? Conquistar novos pacientes, fidelizar os antigos ou focar no melhor relacionamento?

Se deseja estabelecer relacionamentos reais com os pacientes, é preciso conhecê-los. Dê uma olhada em seus atendimentos respondendo a estas perguntas:

• O que essas pessoas têm em comum?
• Por que e como eles vieram até mim?
• Quais são os principais problemas desses pacientes e como posso resolvê-los?
• O que eu faço que as outras clínicas e consultórios não fazem?

Decida como medir os resultados

O marketing por e-mail oferece uma grande quantidade de dados para que você verifique o sucesso de sua campanha. Para isso, identifique os indicadores de desempenho mais adequados para a sua estratégia.

Monte sua lista de contatos

Quanto maior o número de contatos, mais amplo será o alcance de suas mensagens. Para começar, peça o endereço de e-mail para os novos pacientes. Após a consulta, pergunte se a pessoa atendida gostaria de receber seu contato por e-mail.

Também é importante manter a lista sempre atualizada, eliminando usuários inativos e acrescentando os novos endereços regularmente à sua lista.

Determine a frequência de envio

As melhores datas e horários de envio dependem do perfil dos seus contatos. Assim, a única maneira de saber qual é a melhor periodicidade é testando.

Para começar, você pode seguir algumas regras básicas dos profissionais de marketing. Segundo eles, às 10 horas é o horário mais utilizado para o envio de e-mails. Quanto ao dia da semana, terça-feira, quarta-feira e quinta-feira são os dias com maior taxa de abertura de mensagens e engajamento.

Crie um conteúdo de qualidade

Comece pensando no assunto da mensagem. Ele deve ser objetivo, resumindo o conteúdo do e-mail. Nada de e-mails longos. Ao escrever, reduza o conteúdo às informações mais essenciais e relevantes para os destinatários.

Tente sempre confirmar suas declarações com dados específicos para tornar os seus e-mails mais confiáveis. Em vez de “muitos pacientes satisfeitos”, escreva “mais de 100 pacientes satisfeitos”, por exemplo. Quando necessário, traga o link de fontes seguras.

Além disso, não se esqueça de incluir depoimentos de pacientes. Esses relatos em primeira pessoa são uma prova social do seu atendimento.

Não se esqueça da ética

O Conselho Federal de Odontologia tem em seu código de ética orientações sobre o uso do marketing odontológico. Antes de enviar qualquer mensagem, certifique-se de verificar se o conteúdo do e-mail contém práticas que não são permitidas.

Escolha a ferramenta certa

Você não precisa enviar um e-mail para cada paciente individualmente: basta contar com um software com recursos avançados, como o iDoc. Desenvolvida pela Radio Memory, essa plataforma online foi pensada especialmente para os dentistas, com o objetivo de otimizar a gestão das clínicas e consultórios, além de melhorar a satisfação dos pacientes.

Com o iDoc você tem acesso a um consultório virtual prático e gratuito, substituindo arquivos físicos por um prontuário odontológico digital. O programa permite também a manipulação de certos aspectos das imagens, como zoom, brilho e contraste, otimizando os diagnósticos.

Outro recurso disponível na ferramenta é o sistema para troca de mensagens entre dentistas e pacientes, o qual permite, ainda, a criação de newsletters. Além disso, o iDoc respeita todos os protocolos de segurança, conferindo confidencialidade e integridade ao banco de dados.

O e-mail marketing pode ajudá-lo a estabelecer um relacionamento melhor com pacientes e parceiros, mantendo-os mais informados e, ainda, promovendo dicas de boa saúde oral. Aproveite a solução oferecida pela Radio Memory e comece a criar newsletters!

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